Wet verbetering poortwachter (Wvp) stappenplan voor werkgevers

De uitvoering van de Wet verbetering poortwachter ligt in handen van de werkgever. De wet schrijft tijdsgebonden acties voor die door de werkgever en de werknemer moeten worden uitgevoerd. U bent als werkgever verantwoordelijk voor de uitvoering en bewaking van de re-integratie. In dit artikel leest u alle stappen die u als werkgever moet nemen tijdens de ziekteperiode.

Kan video niet weergeven

Pas de cookies instellingen aan en ververs deze pagina om de video te bekijken

Dag 1 : Ziekmelding

Op de dag dat de werknemer ziek wordt zal dat volgens eigen procedure (verzuimprotocol) vastgelegd worden. De datum van ziekmelding is de 1e ziektedag. Vanaf dit moment loopt het proces van de Wet verbetering poortwachter.

TIP: Het is verstandig om de afspraken rondom ziekmelding van tevoren vast te leggen in een verzuimprotocol, zodat hierover geen onduidelijkheid bestaat. Perspectief kan u ondersteunen met het opstellen van een verzuimprotocol.

Week 1 t/m 6: Casemanager

Als de werknemer langer dan een week ziek is spreken we over een ziekte van middellange termijn. Indien mogelijk heeft u vanaf de ziekmelding regelmatig contact met de werknemer. In ieder geval telefonisch, maar waar mogelijk ook persoonlijk.

Het is verstandig om bij langere duur van ziekte een vaste contactpersoon aan te wijzen die het contact onderhoudt met de zieke werknemer. Dit noemen we de casemanager. De werknemer heeft de verantwoordelijkheid om de werkgever/casemanager op de hoogte te houden van de gezondheid. Waar mogelijk kan in overleg besloten worden om weer (gedeeltelijk) aan de slag te gaan.

Advies: Leg vanaf het begin alle contacten (ook telefonisch) vast. Dit vormt met alle formulieren en de stukken van de arbodienst/bedrijfsarts het re-integratieverslag (RIV).

Handig bron:

Week 6: Probleemanalyse

Uiterlijk in de zesde week dient er een probleemanalyse opgesteld te worden door de arbodienst. In de probleemanalyse wordt vastgesteld wat iemand nog wel of niet kan. In deze analyse wordt ook omschreven wat de verwachtingen van herstel zijn en er wordt advies gegeven over de te nemen stappen.

Week 8: Plan van Aanpak

Werkgever en werknemer maken uiterlijk in de achtste week van ziekte een Plan van Aanpak. Hierin staat wat men gaat doen om zo snel mogelijk weer aan het werk te kunnen. De opgestelde Probleemanalyse kan daarbij goed gebruikt worden om het Plan van Aanpak op te stellen. Het doel van het re-integratieproces heeft een prominente plek in het Plan van Aanpak en vormt de basis van het proces van de Poortwachter. De afspraken binnen dit plan worden steeds geëvalueerd (zeker om de zes weken!) en vormen de route gericht op het vinden van een passende oplossing voor de zieke werknemer.

Bijstelling Plan van Aanpak

Zodra er bij de evaluatie van het Plan van Aanpak sprake is van een verandering, kan het nodig zijn om het doel van het Plan van Aanpak bij te stellen. Daar hoort het formulier “Bijstelling Plan van Aanpak” bij. Het hoofddoel is gericht op terugkeer in eigen werk, maar als dat niet lukt zal er gekeken moeten worden naar het aanpassen van het eigen werk. Of zelfs naar ander passend werk binnen of buiten de organisatie. Hoe groter het bedrijf, hoe meer mogelijkheden! Ook het volgen van een opleiding of uitwisseling van functies kan een oplossing zijn.

Uiteraard kan het doel van het Plan van Aanpak gedurende het proces meerdere keren worden bijgesteld. Mocht er onenigheid of twijfel zijn over het doel, kan er een Deskundigen Oordeel (DO) worden aangevraagd bij UWV.

N.B.: De Probleemanalyse kan ook tussentijds worden bijgesteld als de medische situatie daar aanleiding toe geeft.

TIP: Raadpleeg regelmatig de arbodienst voor extra advies.

Handige bronnen:

Week 42: Verzuimmelding aan UWV

U dient de verzuimmelding door te geven aan het UWV. Ná de 42ste weekmelding stuurt UWV in week 44 een alerteringsbrief aan werkgever en werknemer inzake het invullen van de eerstejaarsevaluatie.

Week 52: Eerstejaarsevaluatie

Als de werknemer bijna 1 jaar (52 weken) ziek is, vullen werkgever en werknemer samen de eerstejaarsevaluatie in. In dit formulier wordt weergegeven hoe de re-integratie tot nu toe is verlopen. Ook wordt er bepaald of het doel van het Plan van Aanpak nog haalbaar is. Dit moment wordt ook wel het "opschudmoment" genoemd. Het is aan te raden om dit formulier compleet ingevuld en ondertekend te hebben voordat het eerste ziektejaar om is.

In de meeste gevallen is het raadzaam om een arbeidsdeskundige in te zetten voor een Arbeidsdeskundig onderzoek. In dit onderzoek wordt aan de hand van de Beschrijving van de belastbaarheid (voorheen FML) van de bedrijfsarts bekeken wat de relatie is tussen de belastbaarheid van de werknemer en de eisen qua belastbaarheid van de functie binnen de onderneming. De bevindingen van de arbeidsdeskundige kunnen worden betrokken bij de eerstejaarsevaluatie en geven richting aan het vervolg van re-integratie. Mocht er behoefte zijn aan de inzet van een ervaren arbeidsdeskundige, neem dan contact met ons op.

Als er geen passende mogelijkheden zijn binnen de eigen organisatie, zal er vanaf dit moment ook gestart moeten worden met de zoektocht naar ander passend werk bij een andere werkgever. Dat wordt re-integratie tweede spoor genoemd.

Handige bronnen:

Week 53: Start tweede jaar

Gedurende het tweede jaar zullen werkgever (casemanager) en werknemer regelmatig contact hebben over de voortgang van de gekozen route. Of het nu gaat om opbouw van uren in eigen werk, realiseren van aanpassingen, volgen van een opleiding of een re-integratietraject 2e spoor. Het proces zal gevolgd moeten worden en bovendien worden vastgelegd in het verzuimdossier.

Advies: Een goed verzuimdossier is zowel inhoudelijk als administratief op orde en is gericht op het realiseren van maximale loonwaarde voor de zieke werknemer.

Week 88: Brief van UWV m.b.t. WIA aanvraag

Als de zieke werknemer ongeveer anderhalf jaar (88 weken) ziek is, krijgt de betreffende werknemer van het UWV een brief over het aanvragen van een WIA-uitkering. Hierin staat ook de datum tot wanneer de uitkering uiterlijk aangevraagd kan worden. Zorg voor een open communicatie, zodat deze informatie ook uitgewisseld wordt tussen werkgever en werknemer.

Week 91: Eindevaluatie

Als een werknemer binnen twee jaar nog niet volledig hersteld is en/of blijvende beperkingen heeft, is het advies om een WIA-uitkering bij het UWV aan te vragen. Dat betekent ook dat het verzuimdossier aan het UWV wordt voorgelegd en wordt beoordeeld naar het maximale re-integratie resultaat. Om het verzuimdossier compleet te maken moet uiterlijk 2 weken voordat de aanvraag de deur uit gaat de Eindevaluatie van het Plan van Aanpak ingevuld worden. Dit doen werkgever en werknemer opnieuw samen. In dit document wordt de huidige stand van zaken van de re-integratie omschreven.

Handige bronnen:

Week 93: WIA aanvraag

Het is belangrijk dat werknemer de WIA-aanvraag uiterlijk in de 93e week van het re-integratieproces aan UWV verstuurt.

Oordeel van de bedrijfsarts

Uiterlijk 2 weken voor de WIA aanvraag moet de bedrijfsarts het Actueel Oordeel opstellen. Dat is een beoordeling over de actuele belastbaarheid van uw werknemer. De arbodienst verstrekt het Actueel Oordeel inclusief medisch gedeelte aan uw werknemer. Als werkgever ontvangt u alleen het niet medische deel.

Oordeel van de werknemer

Naast het oordeel van de bedrijfsarts verwacht UWV een oordeel van de werknemer over het verloop van de re-integratie. Het aparte formulier Oordeel werknemer is echter vervallen. De werknemer kan zijn oordeel nu doorgeven bij de aanvraag van de WIA-uitkering.

Oordeel van de werkgever

Ten slotte verwacht UWV een oordeel van u als werkgever over uw relatie met de werknemer (er moet duidelijk blijken of er wel of geen sprake is van een arbeidsconflict) en of u tevreden bent met de inspanningen van uw werknemer gedurende het re-integratietraject. Dit oordeel geeft u als werkgever af door het invullen van de Eindevaluatie. Zowel u als de werknemer moeten deze Eindevaluatie vervolgens ondertekenen.

Advies: De werknemer is degene die de aanvraag zal moeten indienen, maar zorg ervoor dat u als werkgever daarbij betrokken bent. U als werkgever bent verantwoordelijk om het niet medische re-integratieverslag aan uw werknemer te verstrekken. De arbodienst zal het complete medisch dossier aan uw werknemer verstrekken, dat werknemer aan het re-integratieverslag moet toevoegen. Zie er ook op toe dat de werknemer de stukken op tijd aan het UWV verstuurt.

Tot week 104: Beoordeling WIA aanvraag

Het UWV heeft na ontvangst van het complete re-integratieverslag 8 weken de tijd om de aanvraag te beoordelen. Het gehele re-integratieverslag wordt geanalyseerd. Het verslag wordt zowel administratief als inhoudelijk beoordeeld.

Als het UWV van mening is dat er onvoldoende is gedaan aan de re-integratie of als er relevante informatie ontbreekt, kan het UWV de werkgever een loonsanctie opleggen. Het gaat dan om opnieuw een loondoorbetalingsverplichting van maximaal 1 jaar! Zorg daarom dat u weet aan welke verplichtingen u dient te voldoen en schakel eventueel de hulp van uw verzuimconsultant of een arbeidsdeskundige in.

Advies: De werkgever is altijd eindverantwoordelijk, ook voor de activiteiten van de arbodienst/bedrijfsarts, interventiepartij of re-integratiebedrijf. Laat het re-integratieverslag daarom tussentijds beoordelen door een externe deskundige of vraag een Deskundigen Oordeel aan bij het UWV om de re-integratie inspanningen te beoordelen.

De medische beoordeling

Na de administratieve beoordeling wordt er overgegaan naar de medische beoordeling. De zieke werknemer wordt daarvoor uitgenodigd voor een gesprek met de verzekeringsarts van het UWV. De verzekeringsarts maakt een eigen beoordeling met behulp van het inzetbaarheidsprofiel (IZP). Deze IZP wordt door de arbeidsdeskundige vertaald naar het verdienvermogen van de zieke werknemer. Er volgt een gesprek tussen deze arbeidsdeskundige van het UWV en de zieke werknemer. Na dit gesprek wordt er een beslissing afgegeven. De werkgever krijgt een kopie van deze brief.

Wilt u meer weten over het uitvoeren van een goed verzuimbeleid of meer uitleg over een goed re-integratieverslag? Bent u benieuwd wat er na deze beslissing van UWV van u wordt verwacht? De verzuimconsultants van Perspectief gaan vrijblijvend het gesprek met u aan. Bel 0341-438700 of laat ons contact met u opnemen.

Extra tips voor de werkgever (om een loonsanctie te voorkomen)

Wanneer uw werknemer arbeidsongeschikt is, is verzuimbegeleiding via een Arbodienst (of gecertificeerde bedrijfsarts) verplicht. Dit geldt ook in het geval van een vangnetsituatie. Men spreekt over een vangnetsituatie als het UWV de loondoorbetaling tijdens de ziekte opvangt.

Blijft in contact met uw werknemer

Om zorg te dragen voor een snelle en duurzame re-integratie is het aan te raden regelmatig met uw werknemer te evalueren. Zorg er in ieder geval voor dat u voldoet aan de minimale verplichting van één keer per zes weken.

Benut alle (re-integratie) mogelijkheden

U bent (samen met uw werknemer) verplicht alle mogelijkheden te benutten om uw werknemer (aangepaste) werkzaamheden aan te bieden.

De verzuimende werknemer is vervolgens verplicht om deze werkzaamheden op te pakken. Als uw werknemer, ondanks zijn of haar arbeidsongeschiktheid, enkele (aangepaste) werkzaamheden kan uitvoeren, dan dient u een loonwaarde toe te kennen aan deze werkzaamheden en deze door te geven aan de verzekeraar (indien aanwezig).

Werk samen aan de re-integratie

Het is in uw beider belang dat de re-integratie soepel verloopt. Gedurende de eerste 104 weken bent u, samen met uw werknemer, verplicht voldoende inspanningen te leveren die het verloop van de re-integratie bevorderen.

Als gedurende de 104 weken blijkt dat uw werknemer niet kan terugkeren in eigen of aangepast werk, dient u op zoek te gaan naar een andere functie bij een andere werkgever.

Houd de werknemersgegevens actueel

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de juiste gegevens over uw werknemer. Dit houdt in dat u alle partijen tijdig op de hoogte stelt bij eventuele veranderingen. Bijvoorbeeld wanneer uw werknemer gedeeltelijk aan het werk gaat of in de tussentijd verhuisd is.

Houdt rekening met een vervroegde WIA-uitkering

Als blijkt dat er structurele beperkingen zijn waardoor vrijwel zeker is dat uw werknemer niet meer kan werken en ook niet meer beter wordt, komt uw werknemer in aanmerking voor een vervroegde WIA-uitkering. Uw werknemer dient zelf een vervroegde WIA-uitkering aan te vragen. (Deze aanvraag moet voor de 68e ziekteweek ingediend zijn.)

Zorg voor een sterk dossier

Tijdens de re-integratie dient u een dossier bij te houden met alle contactmomenten die er zijn geweest tussen u en uw werknemer, en uw werknemer en de arbodienst. Dit dossier overhandigt u aan het UWV bij een mogelijke WIA aanvraag.

Download: Wet verbetering poortwachter handboek

Klik hier om het Wvp handboek (pdf) te downloaden.

Vragen over dit onderwerp?

Neem contact met ons op

Illustratie koekje

Cookies

Wij maken gebruik van cookies om jouw ervaring op onze website te verbeteren. Door op 'Accepteren' te klikken, ga je akkoord met het gebruik van alle cookies. Wil je meer weten over de verschillende soorten cookies en je instellingen aanpassen? Open dan dan de cookies-instellingen.

Illustratie koekje

Cookies instellingen

Selecteer welke cookies u wilt toestaan.

Noodzakelijke cookies

Verplicht

Perspectief wil uw bezoek op de website zo gebruiksvriendelijk en persoonlijk mogelijk maken. Om dit te realiseren, hebben we enkele noodzakelijke cookies al geactiveerd. Deze cookies verwerken geen persoonsgegevens.

Statistische cookies

Verplicht

Perspectief gebruikt statistische cookies om inzicht te krijgen in het bezoek op deze website en om u een betere ervaring op onze website te geven. Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens.

YouTube cookies

De YouTube cookies die we gebruiken, stellen je in staat om te bepalen of je cookies van YouTube toestaat wanneer je onze website bezoekt. Wanneer je deze cookies uitschakelt, zijn de video's niet zichtbaar binnen onze website. Voor meer informatie over deze specifieke cookies verwijzen we je naar het cookiebeleid van Google.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Wilt u meer weten over hoe wij omgaan met uw privacy? Lees dan onze privacyverklaring.