Kort verzuim: wat is het en hoe pak je het aan?

Belangrijkste inzichten

• Definitie: Kort verzuim duurt maximaal een week; medewerkers hebben recht op doorbetaling.
• Impact: Frequent kort verzuim verstoort het werkritme en verhoogt de werkdruk voor collega's.
• Beleid: Leg duidelijke afspraken over ziekmelden en doktersbezoek vast in een personeelshandboek.
• Preventie: Registreer verzuim nauwkeurig om patronen te herkennen en tijdig het gesprek aan te gaan.
• Duurzame inzetbaarheid: Frequent verzuim (3+ keer per jaar) is vaak een signaal voor dieperliggende problemen.

Gevolgen van kort verzuim

Kort verzuim kan een paar uur tot een paar dagen betreffen en heeft geen gevolgen voor het inkomen of de vakantiedagen van de medewerker. Open communicatie over kort verzuim en calamiteitenverlof is essentieel. Door samen te kijken naar wat nodig is, bouwt u aan vertrouwen en voorkomt u onduidelijkheid.

Kort verzuim kan de beste overkomen, maar herhaling brengt risico's met zich mee:

• Voor de medewerker: Onderbreking van het werkritme en verminderd welzijn.
• Voor de werkgever: Kosten voor doorbetaling en noodzaak tot vervanging.
• Voor collega's: Hogere werkdruk door het opvangen van taken, wat kan leiden tot overbelasting.

Aanpak van kort verzuim

De aanpak van kort verzuim begint al bij de manier van ziekmelden (telefonisch, per mail of app). Vraag als leidinggevende door: wat kan de medewerker wél doen? Welke taken zijn mogelijk, ook met klachten? Door samen naar mogelijkheden te kijken, houd je de verbinding en voorkom je onnodig verzuim.  Blijf je als leidinggevende twijfelen over de oorzaak van het verzuim? Een gesprek met de bedrijfsarts kan helderheid geven en helpt om samen de juiste ondersteuning te vinden.

Zie een ziekmelding als een gesprek over wat nodig is. Soms is ziekteverlof de juiste keuze, maar vaak zijn er ook andere oplossingen mogelijk – zoals aangepast werk of een andere verlofvorm. En dat er samen gekeken wordt of ziekteverlof de meest passende verlofvorm is of dat er sprake is van een andere verlofvorm. Ook kan gekozen worden voor een andere invulling van de werkzaamheden, wanneer de medewerker klachten/beperkingen heeft maar wel inzetbaar is voor ander werk.

5 tips om kort verzuim aan te pakken

Tip 1 – helder beleid

Zorg voor een helder verzuimbeleid. Geef duidelijk aan wat u op welk moment van uw medewerkers verwacht. Geef ook aan hoe medewerkers hiermee om moeten gaan. Dus waar, wanneer en hoe moeten zij zich ziek melden? Als deze informatie niet in de cao staat, kunt u deze opnemen in het personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenreglement. Zo heeft iedereen duidelijkheid over de afspraken. Voor zowel de medewerker als werkgever is het belangrijk op afspraken terug te kunnen vallen wanneer er sprake is van (frequent) kort verzuim.

Tip 2 – toon goed werkgeverschap

Vaak ontstaan er discussies over de vraag of medewerkers voor een doktersafspraak of ziekenhuisbezoek vakantie-uren moeten opnemen, doorbetaald krijgen of dat er nog eventuele andere mogelijkheden zijn. Met name voor fulltimers kunnen dergelijk afspraken lastig buiten werktijd te plannen zijn. Strikt genomen heeft een medewerker geen recht op betaald verlof voor tandarts- of doktersbezoek, dus kunt u goed werkgeverschap tonen door hier niet te streng in te zijn.

Tegelijkertijd is het belangrijk om hier duidelijke afspraken over te maken. Als er geen regels in de cao staan, kunt u deze zelf opstellen. U kunt bijvoorbeeld afspreken dat medewerkers tandarts- en doktersbezoek bij voorkeur in eigen tijd plannen, of aan het begin of eind van de werkdag. Het is tevens mogelijk om een maximum aantal bezoeken onder werktijd toe te staan. Leg ook deze afspraken vast in het Personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenreglement.

Tip 3 – registreer verzuim nauwkeurig

Zorg voor een nauwkeurige registratie van verzuim. Ook als het kort verzuim betreft. Het risico bij kort verzuim is dat het een patroon wordt. Wat begint als een enkele ziekmelding, kan uitgroeien tot frequent verzuim als de onderliggende oorzaak niet wordt aangepakt. Door kort verzuim consequent te registreren en regelmatig verzuim overzichten te bekijken, zal frequent verzuim in een vroeg(er) stadium gesignaleerd worden. Hierdoor kunt u frequent kort verzuim tijdig aanpakken en langdurig verzuim voorkomen.

Tip 4 – maak verzuim bespreekbaar

Maak kort verzuim bespreekbaar, vooral wanneer dit frequent voorkomt. Medewerkers die regelmatig kort verzuim hebben, worstelen vaak met onderliggende problemen. Ze zitten niet lekker in hun vel, en dat uit zich in frequente ziekmeldingen. Het is van belang dat leidinggevende het verzuim met de medewerker bespreekt. U als leidinggevende kent uw medewerkers. Door het verzuim bespreekbaar te maken, ontstaat er bewustwording. De medewerker voelt zich gehoord en gesteund, en samen kunt u kijken naar de onderliggende oorzaken en hoe toekomstig verzuim te voorkomen. Zo ontstaat er een open dialoog waarin leidinggevende en medewerker samen werken aan duurzame oplossingen.

Bij een gesprek is het belangrijk dat eerst wordt gekeken of het verzuim werkgerelateerd is of een medische achtergrond heeft. Bij frequent kort verzuim kost het werk vaak meer energie dan het oplevert. Denk aan een te hoge werkdruk, onduidelijke prioriteiten of slecht georganiseerd werk waarbij medewerkers constant moeten schakelen tussen taken.

Tip 5 – stimuleer duurzame inzetbaarheid

Iedere werkgever wil medewerkers die met energie en plezier hun werk doen, en dat ook op lange termijn kunnen blijven doen. Is uw medewerker vaker dan drie keer per jaar ziek? Dan kan dat een signaal zijn van onderliggende psychische klachten of dreigend langdurig verzuim. Door kort verzuim bespreekbaar te maken kunnen frequent en langdurig verzuim worden voorkomen. Samen met de medewerker kunnen bijvoorbeeld tijdig maatregelen worden getroffen als klachten werkplek gerelateerd blijken te zijn. Of misschien zit de medewerker niet op zijn plek in de huidige functie. Samen kan gekeken worden of er een aanpassing of andere functie mogelijk is. Mogelijk kan een driegesprek met een professional van Perspectief opheldering geven.

Wat de oorzaak ook is, door kort verzuim serieus te nemen bevordert u deduurzame inzetbaarheidvan uw medewerkers en draagt u bij aan een vitale organisatie.

Aan de slag – voorkom frequent kort verzuim

Wilt u kort verzuim effectief aanpakken of uw verzuimbeleid versterken? Onze verzuimconsultants denken graag met u mee. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.

Wilt u leren hoe u verzuimgesprekken kunt voeren? Volg dan onze verzuimtraining.