Verzuimprotocol in 9 stappen

Wie doet wat bij de verzuimbegeleiding?

Volgens de Wet Verbetering Poortwachter zijn de werkgever en werknemer samen verantwoordelijk voor een zo spoedig mogelijke werkhervatting in geval van arbeidsongeschiktheid door ziekte.

In het verzuimprotocol staat precies wie voor wat verantwoordelijk is tijdens de verzuimbegeleiding. Een handig document dus, voor zowel de werkgever als de werknemer. Maar hoe stel je een verzuimprotocol op? En wat moet er allemaal in staan? Hieronder lees je per ‘hoofdstuk’ wat er in het verzuimprotocol moet staan.

1. Ziekmelden

  • Wanneer mag je ziekteverlof aanvragen?
  • Bij wie moet je dit melden? (meestal leidingevende)
  • Bij wie kan je dit melden als bovenstaande persoon niet aanwezig is? (meestal afdeling P&O)
  • Via welk kanaal kan de ziekmelding worden doorgeven? En welke kanalen worden niet geaccepteerd (bijvoorbeeld e-mail of sms/whatsapp)?
  • Waar en hoe meld je als je onder werktijd ziek naar huis gaat? 
  • Welke informatie hoor je door te geven bij je ziekmelding (de klachten, de verwachte duur van de afwezigheid en de eventuele relatie tussen je ziekmelding en de arbeidsomstandigheden)?
  • Hoe meld je als je in het buitenland ziek wordt? En wat is daarbij belangrijk (volledige informatie over je verblijfsadres, zorg voor een zo spoedig mogelijke terugkeer naar Nederland, contact opnemen met de plaatselijke arts, een leesbaar schriftelijk bewijs van dit consult)
  • Waar meld je wanneer je beter bent?
  • Wie regelt vervanging tijdens ziekte?

2. Aanwezigheid tijdens ziekte

  • Wanneer (en tussen welke tijden) dien je thuis te zijn als je ziek bent en niet aanwezig op het werk?
  • Via welk kanaal moet je bereikbaar zijn?
  • Verdere afspraken rondom aanwezigheid tijdens ziekte (denk aan tijdelijk ander verblijf of wijziging verpleegadres, aan wie, hoe en wanneer communiceren).

3. Meewerken aan herstel en re-integratie

Bij kort verzuim (bijvoorbeeld een griepje) is er meestal niet zoveel aan de hand. Als de werknemer langere tijd ziek is of frequent verzuimt zal verzuimbegeleiding ingezet worden. Werknemers zijn verplicht mee te werken aan het herstel van de arbeidsongeschiktheid (re-integratie). Geef aan wat dat ‘meewerken’ inhoudt, bijvoorbeeld: 

  • Je verricht geen andere werkzaamheden in de zin van arbeid zonder overleg en met toestemming van de/je casemanager verzuim;
  • Je werkt mee aan activiteiten die bijdragen aan je herstel en een zo spoedig mogelijke (verantwoorde) werkhervatting. Bijvoorbeeld bezoek huisarts binnen drie dagen na aanvang ziekte, arbeidstherapie, scholing, persoonlijke begeleiding, gedeeltelijke werkhervatting en werk- of taakaanpassing;
  • Je verricht als het mogelijk is (tijdelijk) passende arbeid;
  • We verwachten een actieve houding bij het opstellen, bespreken en bijstellen van een plan van aanpak. Dit betekent ook dat je wijzigingen in je omstandigheden direct doorgeeft;
  • Aan een oproep om op gesprek bij je leidinggevende, de afdeling P&O of de bedrijfsarts te komen, werk je mee. Alleen in bijzondere omstandigheden worden afspraken verzet.

4. Herstelmelding

  • Wat wordt van je verwacht zodra je weer (geheel of gedeeltelijk) aan het werk kunt? (waar melden, etc.)

5. Acties

  • Hoe wordt je ziekmelding geregistreerd?
  • Wie neemt contact met je op en binnen hoeveel tijd/dagen?
  • Binnen welke termijn van de arbeidsongeschiktheid wordt bekeken of een gesprek met de leidinggevende en iemand van de afdeling P&O of een consult bij de bedrijfsarts nodig is?
  • Wordt er gebruik gemaakt van ‘aanwezigheidscontrole’?
  • Wanneer is er sprake van frequent verzuim en wordt een gesprek tussen werknemer en leidinggevende gehouden om de oorzaken te achterhalen. Wat is de rol van P&O hierin?
  • Wat zijn de regelingen als je arbeidsongeschiktheid lang duurt of lang dreigt te gaan duren?
  • Informatie over het bijhouden van het verzuimdossier.

6. Loondoorbetaling

  • Wat zijn de afspraken over loondoorbetaling in geval van arbeidsongeschiktheid?

7. Gevolgen niet nakomen afspraken

  • Beschrijf hier de gevolgen (bijvoorbeeld stopzetten loondoorbetaling) wanneer de werknemer niet meewerkt aan activiteiten die leiden tot een snelle terugkeer of herstel, evenals het zich niet houden aan gemaakte afspraken. En wie over de beoordeling hiervan gaat (bijvoorbeeld afdeling P&O).

8. Onbetaald verlof

  • Wanneer wordt de periode waarin niet gewerkt is, omgezet in (onbetaald) verlof? (Bijvoorbeeld niet thuis zijn op de vastgestelde tijden of als de bedrijfsarts vaststelt dat een ziekmelding onrechtmatig is.)
  • Wat kun je doen als je het niet eens bent met het oordeel van de bedrijfsarts (bijvoorbeeld een Deskundigenoordeel UWV aanvragen) en voor wiens rekening komen de eventuele kosten.

9. Overige gevolgen

  • Benoem hier eventueel overige gevolgen van het niet nakomen van afspraken (bijvoorbeeld geen gehoor geven aan de oproep van de afdeling P&O of bedrijfsarts of weigering om mee te werken aan activiteiten/afspraken, die leiden tot herstel en/of snellere werkhervatting). Bijvoorbeeld kosten voor eigen rekening, stopzetten arbeidsovereenkomst of uitkering die niet wordt toegekend (UWV).

Extra aanvullingen voor in het verzuimprotocol

Verder kun je nog meenemen: 

  • Wachtdagenregeling (indien voor jouw bedrijf van toepassing)
  • Opbouwen verlofrechten in geval van (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid
  • Vertrouwenspersoon
  • Ziek na beëindiging van een tijdelijk dienstverband
  • Instroom in de WGA.

We hopen dat we je zo voldoende input hebben gegeven voor het schrijven van het verzuimprotocol voor het bedrijf waar je werkt.

Hulp nodig bij de verzuimreductie of het verzuimprotocol?

Heb je toch nog vragen, dan kun je ons altijd bellen (Telefoonnummer) of neem contact op via het contactformulier. Bekijk ook wat wij voor u kunnen betekenen bij de verzuimreductie. Heel veel succes met het opstellen van je verzuimprotocol!

Schrijver: Suzanne van den Berg, senior consultant

Terug naar overzicht Blogs