De 1,5 meter kantooromgeving

Tips voor een goede aanpak

De coronacrisis speelt inmiddels al meer dan een jaar in ons land. We zitten voor de tweede keer in een lockdown, waardoor we nog steeds zoveel mogelijk moeten thuiswerken.

Als er straks meer versoepelingen komen, verwachten we dat bij Perspectief de behoefte om op kantoor te werken weer toeneemt. Maar hoe zorgen we ervoor dat onze medewerkers voldoende voorzorgsmaatregelen nemen en de 1,5 meter afstand waarborgen? Collega’s Chantal van den Berg en Tolga Yüksel vertellen hoe Perspectief de maatregelen vertaald heeft naar een werkbare situatie. We delen graag onze adviezen!

Veiligheid en gezondheid staan voorop

De kantoren van Perspectief zijn sinds de corona uitbraak allemaal open gebleven. “Er is goed gemonitord of dit mogelijk was”, vertelt Chantal, coördinator facilitaire dienstverlening. “Niet iedereen heeft namelijk de mogelijkheid om thuis te werken. Zo hebben sommige collega’s grote behoefte aan een ergonomische werkplek. Iets dat zij thuis achter hun bureau of eettafel vaak niet hebben. Daarnaast is het belangrijk dat er ook facilitaire werkzaamheden op de kantoren plaatsvinden.”

“We wilden geen risico’s nemen”, vertelt Tolga, hogere veiligheidskundige. “In het begin was er veel onzekerheid en daarom hebben wij de ontwikkelingen op de voet gevolgd. Er is altijd goed gecommuniceerd met de leidinggevenden. Zij kennen hun medewerkers het beste en weten wat hun behoeften zijn. Zij kunnen kwetsbare medewerkers daardoor beschermen. Het overgrote deel van de medewerkers werkt vanwege de coronacrisis thuis. Maar naar mate er meer versoepelingen komen, zullen steeds meer collega’s naar kantoor gaan. We hebben daarom gekeken naar de mogelijkheden om een 1,5 meter kantooromgeving te creëren. De veiligheid en gezondheid van onze medewerkers en bezoekers staan hierin voorop.”

Inhoud plan 1,5 meter kantooromgeving

Perspectief heeft een document samengesteld waarin de genomen maatregelen staan. Deze is verspreid onder alle medewerkers, met als doel dat zij zich aan de maatregelen houden. In het document komen onderstaande punten naar voren:

  • In het algemeen geldt, ook bij Perspectief, dat medewerkers met klachten als: neusverkoudheid, loopneus, niezen, keelpijn, lichte hoest of verhoging thuis blijven. Heeft iemand binnen hun huishouden koorts (boven de 38 graden) en/of benauwdheidsklachten? Dan blijven zij thuis totdat diegene meer dan 24 uur klachtenvrij is.
  • Het aantal werkplekken binnen Perspectief is gehalveerd. Daarom moeten collega’s nu een werkplek reserveren. Is er geen werkplek meer vrij? Dan is het niet de bedoeling dat zij naar kantoor komen.
  • Belangrijk is dat iedereen rekening houdt met elkaar! Op de kantoren van Perspectief hangen daarom flyers waarop is aangegeven hoeveel personen er maximaal in een kantoorruimte mogen. 
  • Daarnaast hangen er meerdere instructies over het schoon en gezond houden van de werkplek. Het is bijvoorbeeld niet de bedoeling dat kantoorartikelen, zoals pennen en opladers worden gedeeld met anderen.
  • Kantoorruimtes dienen goed geventileerd te worden.
  • Pauze houden kan alleen op 1,5 meter afstand door bijvoorbeeld een gezamenlijke lunchwandeling te maken.
  • Daarnaast haalt iedereen drinken voor zichzelf en verzoeken wij klanten dit ook te doen.
  • Overleggen vinden zoveel mogelijk online plaats, zoals via Teams.
  • Per vestiging worden er looproutes aangegeven. Onze medewerkers moeten zich hier aan houden.
  • Elke vestiging heeft een 'coronaverantwoordelijke'. Hij of zij houdt toezicht op het naleven van de maatregelen. Aangezien deze collega niet altijd alles in de gaten kan houden, vragen we onze medewerkers elkaar ook in de gaten te houden en elkaar aan te spreken wanneer nodig.
  • Onze vestigingen worden dagelijks schoongemaakt door een extern schoonmaakbedrijf. Daarnaast maken we deurklinken, trapleuningen, koffiemachines,etc. vaker schoon. Ook wordt iedereen extra geattendeerd op de handenwasinstructies van het RIVM.
  • Omdat wij kleine toiletruimtes hebben, staan wij 1 persoon tegelijk toe. Er hangt naast de ingang van een aantal toiletruimtes een bordje vrij/bezet, zodat mensen niet onnodig in de kleine ruimte hoeven te wachten.

“De reacties op de maatregelen zijn veelal positief”, vertelt Chantal. “Het geeft onze collega’s rust, omdat duidelijk is wat we van hen verwachten.”

Ondersteuning voor de thuiswerkers

Ondanks dat de kantoren - in aangepaste vorm - geopend zijn, werkt nog steeds het overgrote deel van onze medewerkers vanwege de coronarichtlijnen thuis. Maar zo’n aangepaste kantooromgeving biedt straks ook niet genoeg plek voor iedereen. Het is daarom belangrijk dat thuiswerkers ook voldoende ondersteuning krijgen. Zo kunnen onze medewerkers een online werkplekonderzoek of ergonomische hulpmiddelen, zoals een speciale muis, aanvragen bij P&O.

“Daarnaast wordt duidelijk gecommuniceerd dat als collega’s vragen hebben, zij deze kunnen stellen aan ons, hun leidinggevende of aan een van onze vertrouwenspersonen”, vertellen Chantal en Tolga. “Ook is er een mogelijkheid vragen te stellen aan onze afdeling communicatie. Collega’s krijgen antwoord door middel van een Q&A-video met onze directeur. Deze communiceren we via ons interne netwerk.”

Zorgplicht voor uw medewerkers

Volgens de Arbowet heeft u als werkgever zorgplicht voor zowel uw medewerkers als bezoekers. Tolga geeft aan dat het daarom belangrijk is goed te kijken naar de brancheafspraken. “Is de Arbocatalogus aangepast? Kijk dan goed naar de gevolgen voor de arbeidsomstandigheden binnen uw bedrijf. Veranderen deze? Dan moet de RI&E aangepast worden. Voorlopig is de coronacrisis nog niet voorbij. Daarom adviseren wij de RI&E aan te vullen met de risico’s en getroffen maatregelen rondom het virus. Het gaat hierbij ook om risico’s die voortvloeien uit de corona maatregelen. Denk hierbij aan onderwerpen als thuiswerken, BHV, werktijden en klimaat.

Daarnaast is een goede aanspreekcultuur binnen de organisatie ook belangrijk. Stem met uw medewerkers af dat iedereen op elkaars gedrag let. Zien zij iets dat niet binnen de maatregelen past? Laat ze elkaar aanspreken.”

Wilt u de situatie bij u op kantoor verbeteren?

Met de Risicocheck van Perspectief ontvangt u een plan van aanpak door een kerndeskundige. Daarin staat precies welke extra maatregelen u moet nemen om te zorgen voor een veilige 1,5 meter werkomgeving. Dit plan van aanpak kunt u toevoegen aan uw RI&E, zodat uw RI&E weer volledig en actueel is. Heeft u interesse? Stuur een e-mail naar  (Email) of bel naar (Telefoonnummer) en vraag naar (Contactpersoon) .

Terug naar overzicht blogs