Frequent verzuimgesprek

Hoe voer ik een frequent verzuim gesprek?

Voor een goede samenwerking is communicatie belangrijk. Dat geldt ook voor lastige onderwerpen zoals frequent ziekteverzuim.

Waarom is het toch zo belangrijk?

Een goed gesprek zorgt voor duidelijkheid en maakt het mogelijk om goede afspraken te maken. Het voorkomen van verzuim, begint met een goed gesprek en duidelijke afspraken.

4 tips voor het voeren van een verzuimgesprek

1. Zorg voor een actuele lijst van de ziekmeldingen

In de praktijk blijkt dat leidinggevenden en medewerkers vaak niet precies weten om hoeveel ziekmeldingen het gaat. We spreken van frequent verzuim wanneer iemand zich 3x of meer heeft ziek gemeld in de afgelopen 12 maanden. Een betrouwbare registratie en actuele lijst voorkomen discussie over de daadwerkelijke meldingsfrequentie.

2. Zorg voor een positieve houding

Een gesprek over verzuim vinden medewerkers (en leidinggevenden) vaak lastig. Zorg in ieder geval voor een ontspannen sfeer en probeer niet veroordelend te zijn. Leg als leidinggevende uit waarom je frequent verzuim bespreekbaar maakt (oorzaken achterhalen en samen oplossingen vinden).

Richt je als leidinggevende vooral op de toekomst en neem de medewerker hierin mee. Het oplossen van frequent verzuim is een gezamenlijke opdracht. In de praktijk blijkt dat één gesprek vaak niet voldoende is. Het kost tijd om vertrouwen te krijgen en draagvlak te creëren voor een gezonde en duurzame oplossing.

3. Maak duidelijke afspraken

In een gesprek over frequent verzuim kan het gaan over wat er precies speelde op het gebied van ziekte en wanneer. Dit kan helpen om duidelijkheid te krijgen. In de meeste gevallen melden medewerkers zich terecht met regelmaat ziek. De oplossing zit dan in het eerder bespreekbaar maken van ‘problemen’ en het voorkomen van situaties waarin een medewerker zich ziek meldt. Soms is het een gewoonte die is ontstaan. Dan geldt:

Veranderen kost tijd, aandacht en energie. Het helpt dan om eerlijke en duidelijke afspraken met elkaar te maken. Daarnaast helpt het enorm om in de beginperiode maandelijks (kort) te evalueren of de afspraken voor beiden nog duidelijk zijn en nog goed werken.

Mijn persoonlijke ervaring is dat de hulp van een deskundige derde kan helpen bij het voeren van een goed frequent verzuimgesprek en de verandering die leidinggevende en medewerker willen bereiken. Download het formulier frequent verzuimgesprek. Dit kan je helpen bij het voeren van het gesprek.

4. Kijk naar wat de medewerker nog wél kan

Uit onderzoek blijkt dat 80% van de medewerkers die ziek zijn, geheel of gedeeltelijk werkt. Handig om te weten: als je ziek bent kun je de neiging hebben om gericht te zijn op de dingen die niet lukken en van daaruit kan een negatieve vicieuze cirkel ontstaan.

Het blijkt dat na drie maanden ziek thuis te zijn met fysieke klachten, er ook mentale klachten kunnen ontstaan. Het is goed om dat te doorbreken en te bekijken wat nog wel mogelijk is.

Het is belangrijk dat je als leidinggevende tijdig professionele begeleiding organiseert. Door actief te werken aan herstel en weer gedeeltelijk werken lukt het vaak om de negatieve cirkel te doorbreken en te herstellen.

Bij frequent verzuim speelt er vaak veel meer dan alleen ziekte. Het is daarom goed om dat te bespreken en waar mogelijk op te lossen (bijvoorbeeld: minder plezier in het werk hebben, minder goed functioneren, hoge (ervaren) werkdruk, onprettige werksfeer, geen goede samenwerking met directe collega’s, een stroeve relatie met de direct leidinggevende…).

Voorbeeld 1

Pas zat ik met een medewerker en een leidinggevende om de tafel en bespraken wij het verzuim van de medewerker. De medewerker vertelde dat hij door omstandigheden niet kon sporten en dat hij hierdoor zwaarder was geworden. Hierdoor was zijn weerstand minder goed en was hij voor de 4e keer ziek in 12 maanden. Samen hebben wij een aantal acties afgesproken: 2x in de week onder begeleiding bewegen, gezond en gevarieerd eten (geen snacks meer in de kantine) en minimaal 7 uur slapen. Nu, 6 maanden later en 10 kilo lichter heeft de medewerker niet meer hoeven te verzuimen.

Voorbeeld 2 

Een productiemedewerker viel uit met een gebroken been en had chronische rugklachten. De medewerker gaf aan 6 weken niet te kunnen werken. Samen met werkgever zijn wij in gesprek gegaan en is de medewerker binnen een week gestart met ander (zittend) werk als kwaliteitscontroleur. Daarnaast is de medewerker onder begeleiding zijn buik- en rugspieren aan het trainen en is zijn werkplek zo aangepast dat hij in de afgelopen 9 maanden niet verzuimd heeft.

Het denken in mogelijkheden in plaats van beperkingen helpt de medewerker om sneller te herstellen. Daarbij is het gesprek tussen de leidinggevende en medewerker, waarbij er openheid en vertrouwen is, ontzettend belangrijk!

Voorkomen is nog altijd beter dan genezen!

Wilt u ondersteuning bij het voeren van een frequent verzuimgesprek? Of bent u op zoek naar een (nieuwe) arbodienst? Neem contact met ons op! Bel (Telefoonnummer)of mail naar (Email)

Blogger: Bert Poolen, verzuimconsultant