5 tips bij kort verzuim

Voorkom dat kort verzuim frequent wordt!

Bijna driekwart van de ziekmeldingen bestaat uit kort verzuim. Je kunt hierbij denken aan griepjes en ander klein leed. Kortdurend verzuim is goed voor 15 procent van de verzuimkosten! Daarnaast is het risico op langer durend verzuim groot. Als werknemers vaak ziek zijn verstoort het de planning en de personele bezetting. 

Wat is kort verzuim?

Onder kort ziekteverzuim verstaan we ziekte met een periode van maximaal een week. Werknemers hebben in dit geval recht op kort betaald verlof (eventuele vastgestelde wachtdagen niet meegerekend). Andere vormen van verlof bij kort verzuim zijn: calamiteitenverlof (bedoeld om zaken te regelen bij plotselinge calamiteiten, zoals bevalling partner, aangifte kind bij burgerlijke stand) en kort zorgverlof (moeten zorgen voor een zieke partner, inwonend (pleeg)kind of een ouder).

Gevolgen kort verzuim

Kort verzuim kan een paar uur tot een paar dagen betreffen en heeft geen gevolgen voor het inkomen of de vakantiedagen van de werknemer. Werkgevers mogen een redelijk verzoek voor kort verzuim- of calamiteitenverlof niet weigeren. 

Kort verzuim kan de beste overkomen, het gevaar zit hem in de herhaling. Dit heeft gevolgen voor de werknemer zelf (onderbreking werkritme, zit mogelijk niet lekker in zijn vel), de werkgever (moet verzuim opvangen en betalen), maar het heeft ook een negatieve invloed op andere collega’s. Zij moeten de werkzaamheden opvangen en zullen zich mogelijk ook (sneller) ziekmelden.

Aanpak kort verzuim

De aanpak van kort verzuim begint al bij de manier van ziekmelden (telefonisch, per mail of app) en het door (bij voorkeur) de direct leidinggevende wel of niet accepteren van de ziekmelding. Als leidinggevende is het goed om door te vragen wat de beperkingen zijn voor het werk maar ook te vragen naar mogelijkheden. 

Het is belangrijk dat de leidinggevende en werknemer zich realiseren dat het geen ziekmelding is maar een vraag om verlof. En dat er samen gekeken wordt of ziekteverlof de meest passende verlofvorm is of dat er sprake is van een andere verlofvorm. Ook kan gekozen worden voor een andere invulling van de werkzaamheden, wanneer de medewerker klachten/beperkingen heeft maar wel inzetbaar is voor ander werk.

5 tips voor de aanpak van kort ziekteverzuim

TIP 1 – helder beleid

Zorg voor een helder verzuimbeleid, ook als het gaat om kort verzuim. Hieronder vallen ook calamiteitenverlof en kort zorgverlof. Geef duidelijk aan wat met de verschillende typen verzuim wordt bedoelt. Geef ook aan hoe werknemers hiermee om moeten gaan. Dus waar, wanneer en hoe moeten zij zich ziek melden? Staat deze informatie niet in de cao? Neem deze dan op in het Personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenreglement. Voor zowel de werknemer als werkgever is het belangrijk op afspraken terug te kunnen vallen wanneer er sprake is van (frequent) kort verzuim.

TIP 2 – goed werkgeverschap

Vaak ontstaan er discussies over de vraag of werknemers voor een doktersafspraak of ziekenhuisbezoek vakantie-uren moeten opnemen, doorbetaald krijgen of dat er nog eventuele andere mogelijkheden zijn. Met name voor fulltimers kunnen dergelijk afspraken lastig buiten werktijd te plannen zijn. Strikt genomen heeft een werknemer geen recht op betaald verlof voor tandarts- of doktersbezoek, dus kunt u goed werkgeverschap tonen door hier niet te streng in te zijn.

Echter, het is wel belangrijk om hier duidelijke afspraken over te maken. Als er geen regels in de cao staan, kunt u deze zelf opstellen. U mag bijvoorbeeld vastleggen dat werknemers tandarts- en doktersbezoek zo veel mogelijk in eigen tijd moeten doen, of aan het begin of eind van de dag. Het is tevens mogelijk om een maximum aantal bezoeken onder werktijd toe te staan. Leg ook deze afspraken vast in het Personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenreglement.

TIP 3 – nauwkeurige verzuimregistratie

Zorg voor een nauwkeurige registratie van verzuim. Ook als het kort verzuim betreft. De valkuil van kort verzuim is dat het frequent wordt. Door kort verzuim consequent te registreren en regelmatig verzuim overzichten te bekijken, zal frequent verzuim in een vroeg(er) stadium gesignaleerd worden. Hierdoor kunt u frequent kort verzuim tijdig aanpakken en langdurig verzuim voor zijn!

TIP 4 – bespreekbaar maken

Maak kort verzuim bespreekbaar, vooral wanneer dit frequent voorkomt. Werknemers die zich makkelijk/snel ziek melden, zitten over het algemeen niet lekker in hun vel. Het is van belang dat leidinggevende het verzuim met de werknemer bespreekt. De leidinggevende kent zijn medewerkers. Door het verzuim te bespreken wordt het voor een volgende keer al lastiger om verzuimverlof aan te vragen en is een medewerker geneigd om actief bezig te zijn met het voorkomen van verzuim. Zo heeft de leidinggevende invloed op het verzuim van zijn werk-nemers.

Bij een gesprek is het belangrijk dat eerst wordt gekeken of het verzuim werkgerelateerd is of een medische achtergrond heeft. Bij kort frequent verzuim kost het werk vaak meer energie dan dat het ze oplevert. Oorzaken zijn bijvoorbeeld een te hoge werkdruk of slecht georganiseerd werk.

TIP 5 – duurzame inzetbaarheid

Iedere werkgever wil duurzaam inzetbaar personeel. Is uw werknemer vaker dan drie keer per jaar ziek? Dan kan dat een signaal zijn van onderliggende psychische klachten of dreigend langdurig verzuim. Door kort verzuim bespreekbaar te maken kunnen frequent en langdurig verzuim worden voorkomen. Samen met de werknemer kunnen bijvoorbeeld tijdig maatregelen worden getroffen als klachten werkplek gerelateerd blijken te zijn. Of misschien zit de medewerker niet op zijn plek in de huidige functie. Samen kan gekeken worden of er een aanpassing of andere functie mogelijk is. Mogelijk kan een driegesprek met de verzuimconsultant van Perspectief opheldering geven.

Wat de oorzaak ook is, door kort verzuim serieus te nemen bevordert u de duurzame inzetbaarheid van uw personeel!

Aan de slag!

Heel veel succes met de aanpak van kort verzuim. Mocht u hier graag hulp bij willen of wilt u uw verzuimbeleid aanpakken of uitbesteden? Neem contact met ons op! (Telefoonnummer) of (Email)

Wilt u leren hoe u verzuimgesprekken kunt voeren? Volg dan onze verzuimtraining.

Schrijver: Geert Nijsink, verzuimconsultant